НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ДІЛОВОДСТВО Й АРХІВНА СПРАВА

ДСТУ 2732:2004
Чинний від 2005-07-01

1. СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт установлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи.

1.2 Терміни, встановлені цим стандартом, треба застосовувати в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Для наукової, навчально-методичної та публіцистичної літератури терміни цього стандарту - рекомендовані.

1.3 Положення стандарту чинні для застосовування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств.

2. ЗАГАЛЬНІ ПОЯСНЕННЯ

2.1 Для кожного поняття встановлено один, а в окремих випадках — два застандартовані терміни (наприклад, діловодство та справочинство). Проте, використовуючи застандартовані терміни, у межах одного документа треба вживати лише один із термінів-синонімів.

2.2 Застандартовані терміни та скорочення надруковано прямим напівгрубим шрифтом. Не дозволені для вживання терміни надруковано світлим курсивом з познакою (Нд).

2.3 Частину терміна у круглих дужках, подану прямим напівгрубим шрифтом, можна не вживати, якщо це не призводить до неоднозначного прочитання положень і вимог нормативного документа.

2.4 Усі наявні в терміностатті короткі форми терміна (утворювані випусканням частини тер міна у круглих дужках, ініціальні абревіатури та поєднання ініціальних абревіатур з іншими словами багатослівного терміна) в абеткових покажчиках розміщено окремими рядками.

2.5 Подані після терміна в круглих дужках прямим світлим шрифтом пояснення, які уточнюють сферу його застосовування, не є частини термінів.

2.6 Наявність квадратних дужок у терміностатті означає, що в ній суміщено два терміни, які мають спільні терміноелементи.

2.7 Використовуючи встановлені цим стандартом терміни в інших документах, їх можна, за потреби, змінювати, подаючи окремі слова багатослівних термінів згідно з усіма властивими цим словам граматичними категоріями чи замінюючи ці слова займенниками згідно з конструкцією речення (наприклад: "цінність документів" — "їх цінність"; "користування архівними документами" — "користування ними"). У цьому разі зміни не повинні порушувати значення термінів, встановлених стандартом.

2.8 Подаючи встановлені цим стандартом визначення понять у інших документах, за потреби, їх можна змінювати, вводячи до них похідні ознаки, розкриваючи зміст поняття, зазначаючи об'єкти, що належать обсягові виозначуваного поняття. У цьому разі зміни не повинні порушувати обсягу і змісту понять, виозначених у стандарті.

2.9 Встановлені цим стандартом терміни за першого вживання у визначеннях інших термінів виділено підкресленням.

З. ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ

3.1 діловодство; справочинство - Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

3.2 архівна справа - Галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює правові, наукові, технологічні, економічні та інші питання діяльності архівних установ і громадян, пов'язані з відбиранням, накопичуванням, обліком, зберіганням архівних документів, користуванням ними та використовуванням їхньої інформації.

3.3 документ - Інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Примітка. Запис інформації повинен відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характеристики запису інформації — це функційні та структурно-композиційні ознаки певного жанру твору літератури чи мистецтва (роман, монографія, хронікально-документальний фільм тощо). Номінальні характеристики запису інформації — це функційні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник, тощо).

3.4 зміст документа - Інформація в документі, потреба, зафіксувати яку — основна мета його створення.

3.5 документна інформація - Уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резолюції. підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, елементи бланка та захисту).

3.6 автор документа - Одноосібний або колективний створювач змісту документа.

3.7 носій документної інформації - Матеріальний об'єкт, основна функція якого — зберігати та передавати документну інформацію.

3.8 матеріальна основа документа - Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису.

3.9 зовнішні ознаки документа - Характеристики носія документної інформації (конструкція, формат, складові матеріали, стан збереженості, наявність додаткових об'єктів та оздоби), елементів художнього оформлення і захисту, стану збереженостіматеріалів запису інформації.

3.10 копія (документа) - Документ, шо містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак.

3.11 службовий документ - Документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі діяльності.

3.12 юридична сила (службового документа) - Властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції.

3.13 оригінал (службового документа) - Примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили.

3.14 дублікат оригіналу (службового документа) - Повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

3.15 незасвідчена копія (службового документа) - Копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили.

3.16 засвідчена копія (службового документа) - Копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу.

3.17 витяг (зі службового документа) - Засвідчена копія частини тексту службового документа.

3.18 документація - Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу.

3.19 документаційний фонд установи; документальний фонд установи - Фонд службових документів, який установа накопичила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

3.20 особовий документ - Документ, що посвідчує особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

3.21 документ особового походження; особовий документ (Нд); особистий документ (Нд) - Документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні.

3.22 текстовий документ - Документ, зміст якого — мовна інформація зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

3.23 письмовий документ - Текстовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків.

3.24 рукописний документ; рукопис (Нд) - Письмовий документ, письмові знаки змісту якого особа написала власноручно чи іншим безпосереднім способом.

3.25 надрукований документ - Письмовий документ, знаки змісту якого зафіксовано друкувальними пристроями.

3.26 зображувальний документ - Документ, зміст якого зафіксовано у вигляді точного, зменшеного, збільшеного або формалізованого відображення зовнішніх характеристик реального чи уявного об'єкта за допомогою малювання, креслення, графіки, фотографії, кінематографії, відеозапису.

3.27 графічний документ - Зображувальний документ, ЗМІСТ якого зафіксовано у вигляді малюнка або кресленика лініями, штрихами, світлотінню.

3.28 аудіовізуальний документ - Документ, зміст якого представлено у вигляді зображення і (або) запису звуку, для фіксування і (або) відтворювання яких застосовують відповідну апаратуру.

3.29 кінодокумент - Документ, зміст якого зафіксовано за допомогою кінематографічних засобів і представлено у вигляді послідовно розташованих фотографічних зображень.

3.30 фотодокумент - Документ, зміст якого зафіксовано за допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень.

3.31 фонодокумент - Документ, зміст якого зафіксовано будь-якою системою звукозаписування.

3.32 відеодокумент - Документ, зміст якого зафіксовано засобами відеозаписування.

3.33 електронний документ - Документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи.

3.34 справа - Документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці).

4. ДІЛОВОДСТВО

4.1 Документування управлінської інформації

4.1.1 документування управлінської інформації - Створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація.
4.1.2 створювання службового документа - Складання тексту та оформлювання службового документа.
4.1.3 правила документування - Вимоги та норми, що регламентують порядок створювання службових документів.
4.1.4 реквізит (службового документа) - Інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.
Примітка. Реквізит може відбивати зуніфікований процес оформлювання службового документа.
4.1.5 оформлювання службового документа - Фіксування реквізитів службового документа.
4.1.6 текст (службового) документа - Зміст письмового службового документа, шо є його головним реквізитом.
4.1.7 підпис (службового документа) - Реквізит службового документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та є єдиний чи один з реквізитів, шо надають документові юридичної сили.
4.1.8 гриф погодження - Реквізит службового документа, який свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, шо не є автори документа, з його змістом.
4.1.9 гриф затвердження - Реквізит службового документа, який свідчить про його затвердження посадовою особою або іншим нормативним документом.
4.1.10 дата (службового) документа - Реквізит службового документа, який свідчить про час створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування службового документа.
4.1.11 заголовок до тексту (службового) документа - Реквізит службового документа, шо є короткий виклад сутності змісту документа.
4.1.12 віза документа - Реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.
4.1.13 резолюція (документа) - Реквізит службового документа у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
4.1.14 формуляр (службового) документа - Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.
4.1.15 формуляр-зразок (службового документа) - Модель побудови Формуляра службового документа, шо встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Примітка. конструкційну сітку — вертикальну та горизонтальну розмітку його робочої площі, де фіксують документну інформацію, ствооюють шоб полегшити складання зуніфікованої форми документа.
4.1.16 зуніфікована форма (службового) документа - Стандартний формуляр (службового) документа, встановлений відповідно до фунційної призначеності (службового) документа в певній сфері діяльності чи галузі.
4.1.17 бланк (службового) документа - Зуніфікована Форма (службового) документу з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.
4.1.18 бланк установи - Бланк службового документа, шо дає змогу визначити установу-створювача документа.
4.1.19 система документації - Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі.
4.1.20 зуніфікована система документації - Система документації, в якій всі документи створено за однаковими правилами.
4.1.21 управлінська документація - Система документації, що забезпечує виконання функцій управління.
4.1.22 організаційно-розпорядча документація - Підсистема управлінської документації, шо забезпечує виконування організаційної та розпорядчої функцій управління.
4.1.23 керування документацією - Комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціювання службових документів.

4.2 Організування роботи зі службовими документами

4.2.1 організування роботи зі службовими документами - Організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи.
Примітка. До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрування. оозгляд документів, опрацьовування та надсилання вихідних документів. контроль виконання документів, складання номенклатур і Формування справ, готування споав до зберігання та користування.
4.2.2 документообіг - Рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.
4.2.3 обсяг документообігу - Сумарна кількість вхідних документів і створених установою за певний період.
4.2.4 вихідний документ - Службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.
4.2.5 відпуск документа - Копія вихідного документа, шо залишається у адресанта.
4.2.6 вхідний документ - Службовий документ, що надійшов до установи.
4.2.7 реєстрування (службового) документа - Внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати зареєстрування.
4.2.8 реєстраційний індекс (службового) документа - Цифрова чи абетково-цифрова познака, надана службовому документові під час його реєстрації.
4.2.9 виконання документа (діловодство) - Вид управлінської діяльності, зміст, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені документною інформацією.
4.2.10 контроль виконання документа - Сукупність процесів, які забезпечують своєчасне виконання документа.
4.2.11 строк виконання документа - Строк, визначений змістом документа, нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом чи резолюцією.
4.2.12 ініціативний документ - Документ, шо став підставою для започаткування розглядання якогось питання.
4.2.13 формування справи - Групування виконаних службових документів в справу відповідно до номенклатури справ.
4.2.14 оформлювання справи - Комплекс процесів, спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування.
4.2.15 заголовок справи - Стислий виклад відомостей про склад і зміст документів в справі.
4.2.16 внутрішній опис (документів) справи - Обліковий документ, шо містить перелік заголовків до текстів документів в справі із зазначенням порядкових номерів документів, їхніх індексів, дат, номерів аркушів.
4.2.17 засвідчувальний напис справи - Запис, що містить відомості про кількість аркушів, особливості їх нумерування та фізичний стан документів в справі.
4.2.18 строк зберігання документів - Період обов'язкового зберігання документів без обумовлення граничних календарних дат, визначений унаслідок виконання експертизи їхньої цінності.
4.2.19 перелік документів зі строками зберігання - Систематизований список видів документів з нормативними вказівками щодо строків зберігання документів.
4.2.20 номенклатура справ - Обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.
4.2.21 індекс справи - Цифрова і (або) абетково-цифрова познака справи в номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці справи.

5. АРХІВНА СПРАВА

5.1 Складники та формування Національного архівного фонду України

5.1.1 архівний документ - Документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави, а також для власника, зокрема і як рухоме майно.
5.1.2 цінність документа - Інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави.
5.1.3 експертиза цінності документів - Визначання на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів.
5.1.4 цінний архівний документ - Визначена експертизою категорія цінності архівного документа, інформація якого має культурне та інше суспільне значення.
5.1.5 особливо цінний архівний документ - Визначена експертизою категорія цінності архівного документа, який містить особливо важливу інформацію про державу, суспільство та її видатних представників і (або) особливу характеристику окремих зовнішніх ознак документа.
5.1.6 унікальний архівний документ; унікальна документальна пам'ятка (Нд) - Визначена експертизою категорія цінності архівного документа, який має виняткове значення для історії держави та суспільства, і аналоги якого за документною інформацією і (або) зовнішніми ознаками документа відсутні.
5.1.7 Національний архівний фонд України; НАФ України - Сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані в передбаченому законом порядку.
5.1.8 архів - Установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромаджування архівних документів. їх облік, зберігання, користування ними.
5.1.9 архівна установа - Архів або інша установа, яка керує і (або) виконує науково-дослідну й інформаційну діяльність в архівній справі.
5.1.10 державний архів - Архів, створений і Фінансований державою.
5.1.11 приватний архів - Архів, що перебуває v приватній власності.
5.1.12 приватне архівне зібрання - Сукупність архівних документів, шо є власність однієї чи кількох юридичних або фізичних осіб.
5.1.13 профіль архіву - Встановлений для архіву склад документів, що мають зберігатися в ньому.
5.1.14 архівосховище; архів - Спеціально обладнане приміщення, призначене для зберігання архівних документів.
5.1.15 фондоутворювач - Юридична чи фізична особа, в результаті діяльності якої утворилася сукупність документів, з якої сформовано архівний Фонд
5.1.16 архівний фонд - Сукупність архівних документів, сформована архівною установою на підставі зв'язку між документами і (або) їх створювачами.
5.1.17 архівний фонд офіційного походження - Архівний фонд, фондоутворювачем(-ами) якого є одна чи декілька юридичних осіб.
5.1.18 архівний фонд особового походження - Архівний фонд, фондоутворювачем якого є одна чи декілька фізичних осіб.
5.1.19 об'єднаний архівний фонд - Архівний фонд офіційного чи особового походження, що є сукупністю цілісних комплексів архівних документів, утворених декількома фондоутвооювачами, які мали генетичні, історичні або логічні зв'язки.
5.1.20 архівна колекція - Архівний фонд офіційного чи особового походження, утворений із розрізнених документів об'єднуванням за однією або декількома ознаками.
5.1.21 розсип документів - Розрізнені документи, не сформовані в справи.
5.1.22 фондування архівних документів - Визначання фондової належності архівних документів та створювання архівних фондів, надавання їм назв, визначання меж.
5.1.23 фондоутримувач - Юридична чи фізична особа, у тимчасовому або постійному володінні якої перебуває архівний фонд.
5.1.24 формування Національного архівного фонду України - Систематичне поповнювання Національного архівного Фонду України цінними для суспільства архівними документами та вилучання з нього документів, що втратили свою культурну цінність.
5.1.25 комплектування архіву - Систематичне поповнювання архіву архівними документами відповідно до його профілю.
5.1.26 зона комплектування архіву - Територія певної адміністративно-територіальної одиниці і (або) сфера життєдіяльності суспільства, де перебувають юридичні і фізичні особи, на які поширюються повноваження архіву відповідно до його профілю та рангу.
5.1.27 джерела комплектування архіву - Юридичні або фізичні особи, які є утворювачами чи власниками документів НАФ України, що підлягають передаванню до архіву в обов'язковому порядку або на підставі угоди.

5.2 Забезпечування збереженості та облік архівних документів

5.2.1 забезпечування збереженості (архівних) документів - Одна з основних функцій архіву, спрямована на створювання та підтримування оптимальних умов і режимів зберігання архівних документів.
5.2.2 забезпечування фізико-хімічної збереженості (архівних) документів - Створювання і підтримування оптимальних умов зберігання архівних документів, їх консервації, реставрації, біозахисту.
5.2.3 режим зберігання (архівних) документів - Сукупність температурно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів в архіві, щоб забезпечити збереженість архівних документів та виконання цих умов і заходів.
5.2.4 реставрація (архівних) документів - Відновлювання початкових або наближених до початкових властивостей та зовнішніх ознак пошкоджених чи зруйнованих архівних документів.
5.2.5 консервація (архівних) документів - Забезпечення збереженості архівних документів за допомогою режиму зберігання, методів реставрації та стабілізації документів.
5.2.6 стабілізація (архівних) документів - Захист архівних документів від пошкоджень метолами обробляння їхньої матеріальної основи, шо уповільнює її старіння.
5.2.7 страхова копія архівного документа - Копія архівного документа, виготовлена для дублювання і зберігання документної інформації оригіналу v разі його втрати чи пошкодження.
5.2.8 страховий фонд архівних документів - Сукупність страхових копій архівних документів.
5.2.9 фонд користування архівними документами - Сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів.
5.2.10 зберігання архівних документів - Забезпечення збереженості архівних документів та раціональної розмішеності їх в архівосховищі.
5.2.11 державне зберігання архівних документів - Постійне зберігання архівних документів за кошти держави.
5.2.12 тимчасове зберігання (архівних) документів - Зберігання архівних документів до передання на державне зберігання або до знищення.
5.2.13 постійне зберігання (архівних) документів - Довічне зберігання архівних документів.
5.2.14 депоноване зберігання (архівних) документів - Зберігання в архіві документів із збереженням права власності на них за депонентом на підставі угоди між ним та архівом.
5.2.15 документ постійного зберігання - Документ без встановленого строку зберігання.
5.2.16 документ тимчасового зберігання - Документ з установленим строком зберігання, після закінчення якого його можна знищити.
5.2.17 облік архівних документів - Комплекс контрольно-охоронних заходів, що забезпечують відображення наявності архівних документів та одержання відомостей про їхній склад і обсяг в одиницях обліку.
5.2.18 централізований державний облік архівних документів - Облік архівних документів, що забезпечує концентрацію в органах керування архівною справою відомостей про кількість і склад архівних документів.
5.2.19 державна реєстрація документів НАФ України - Реєстрація уповноваженими державними архівними установами всіх документів, шо віднесені до НАФ України, здійснювана щоб зафіксувати правовий статус документів, забезпечити державний контроль збереженості, дотримати прав власності на них.
5.2.20 одиниця зберігання (архівних документів) - Одиниця обліку, шо становить один або кілька фізично відокремлених носіїв інформації або сукупність документів, які зберігають в одному первинному пакованні.
5.2.21 одиниця обліку (архівних документів) - Одиниця виміру кількості архівних документів.
5.2.22 облікові документи - Документи, що фіксують обсяг, склад і рух архівних документів в одиницях обліку.
5.2.23 картка (архівного) фонду - Обліковий документ, призначений для централізованого державного обліку документів Національного архівного Фонду України, шо містить назву і номер архівного Фонду, відомості про кількість і склад його документів, а також місце його зберігання.
5.2.24 список архівних фондів - Обліковий документ, що містить перелік назв архівних Фондів, розташованих в порядку їхніх номерів, і призначений для обліку цих фондів.
5.2.25 аркуш (архівного) фонду - Обліковий документ, що містить номер і назву архівного Фонду, його категорію, вказівки щодо місця зберігання, кількості і складу його документів, хронологічних меж. складу документів фонду, його довідкового апарату, а також відбиває всі зміни у цих даних.
5.2.26 паспорт архіву - Обліковий документ періодичної звітності, шо містить відомості про кількість, стан і умови зберігання архівних документів та їхніх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву.
5.2.27 архівний шифр - Умовні познаки, які містять назву архіву, номери архівного Фонду, архівного опису, одиниці зберігання чи одиниці обліку.
5.2.28 перевіряння наявності (та стану) одиниць зберігання - Переглядання і встановлювання відповідності реальної кількості одиниць зберігання та аркушів до записів в облікових документах архіву, а також виявляння одиниць зберігання, що потребують покращення фізичного стану.

5.3 Науково-інформаційна діяльність архіву

5.3.1 науково-інформаційна діяльність архіву - Діяльність, спрямована на задоволення потреб в первинній та вторинній архівній інформації.
5.3.2 первинна архівна інформація - Інформація архівних документів.
5.3.3 вторинна архівна інформація - Інформація, отримана з архівних документів, облікових документів архіву та інших джерел унаслідок їхнього аналітико-синтетичного опрацювання.
5.3.4 користування архівними документами - Регульоване правилами ознайомлювання з архівними документами за допомогою читання, прослуховування, проглядання їх.
5.3.5 довідковий апарат (архіву, архівного фонду) - Система архівних довідників.
5.3.6 історична довідка (до архівного фонду) - Документ, що містить відомості з історії або біографії фондоутворювача, його архівного фонду, а також коротку характеристику складу і змісту його документів.
5.3.7 архівний довідник - Довідник, призначений для розкривання складу і змісту архівних документів та їх пошуку.
5.3.8 міжархівний довідник - Архівний довідник, що містить відомості про документи кількох архівів.
5.3.9 міжфондовий довідник - Архівний довідник, що містить відомості про документи кількох архівних фондів.
5.3.10 архівний опис - Архівний довідник, призначений для обліку та розкривання змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплювання їх систематизації всередині Фонду.
5.3.11 підсумковий запис до опису - Запис, що містить відомості про кількість одиниць зберігання, внесених до архівного опису.
5.3.12 путівник по фондах архіву - Архівний довідник, що містить короткі відомості про архівні фонди (колекції, комплекси) у систематизованому порядку.
5.3.13 огляд архівного фонду - Архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з джерелознавчим аналізом цих документів.
5.3.14 архівний покажчик - Архівний довідник, що містить систематизований перелік об'єктів чи явищ, згадуваних в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів.
5.3.15 архівний каталог - Архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації.
5.3.16 архівне описування - Відбирання й фіксування в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування (архівних документів, групи документів, архівного Фонду, групи архівних фондів).
5.3.17 описова стаття - Сукупність елементів описання архівного довідника, що містять характеристику складу і змісту об'єкта описуванняю.
5.3.18 архівна довідка - Офіційно засвідчений документ, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням пошукових даних цих документів.
5.3.19 архівна копія - Повне відтворення усього тексту архівного документа, засвідчене архівом.
5.3.20 архівний витяг - Витяг з архівного документа, засвідчений архівом.

нормативний документ - Документ, який встановлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів.

власник документа (документів) - Суб'єкт права власності (держава, юридична або фізична особа), що на законних підставах володіє, користується і розпоряджається документом (документами).

депонент - Власник документа, що передав його на зберігання до архіву.