Інструкція з діловодства у Вищому господарському суді України

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Вищого господарського суду України
21.04.2011 N 56

Із змінами, внесеними згідно з Наказом Вищого господарського суду
N 60 від 23.05.2011

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Інструкція з діловодства у Вищому господарському суді України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування діяльності Вищого господарського суду України (далі - суд) і регламентує порядок роботи з процесуальними та іншими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів суду.

Суд здійснює діловодство та веде листування державною мовою.

1.2. Документи суду є власністю держави. Робота з ними регламентується законодавством України, нормативно-методичними документами Державного комітету архівів України, а також цією Інструкцією.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку ведення діловодства у суді розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації діловодства, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року N 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, із змінами, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, Положення про Апарат Вищого господарського суду України, затвердженого рішенням зборів суддів Вищого господарського суду України від 05.11.2010 року N 9, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року N 30 (з подальшими змінами та доповненнями, далі - Положення про автоматизовану систему).

1.4. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Положенню про автоматизовану систему. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.

1.5. Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів за допомогою автоматизованої системи "Документообіг господарських судів" (далі - автоматизована система).

1.6. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах суду покладається на управління документального забезпечення (далі - служба діловодства).

1.7. Загальне керівництво службою діловодства здійснюється Головою суду та Керівником апарату суду.

1.8. Заступники Голови суду, секретарі судових палат, начальники управлінь забезпечення роботи судових палат відповідають за стан ведення діловодства в судових палатах, координують діловодство у відповідних підрозділах суду згідно з розподілом обов'язків.

1.9. За організацію діловодства з питань, не пов'язаних із процесуальною діяльністю суду, персональну відповідальність несуть керівник апарату суду, начальники структурних підрозділів апарату згідно з вимогами цієї Інструкції. Керівник апарату суду здійснює організаційне забезпечення роботи суду та з питань, що належать до його компетенції, видає усні й письмові доручення, обов'язкові для виконання всіма працівниками апарату суду.

1.10. Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.11. Керівник структурного підрозділу визначає відповідальну за ведення діловодства особу, яка забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед керівником структурного підрозділу про роботу з документами та їх виконання, знайомить працівників структурного підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.12. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які перебувають у них на виконанні. Про втрату документа терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один із яких передається керівнику апарату, другий - керівникові служби діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.13. Керівники структурних підрозділів суду зобов'язані:

  • аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку, вживати заходів до скорочення обсягу службового листування;
  • забезпечувати контроль за станом ведення діловодства;
  • здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції та складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів;
  • ознайомлювати всіх прийнятих на роботу до відповідного структурного підрозділу осіб з вимогами Інструкції.

1.14. Працівники суду зобов'язані дотримуватися вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

1.15. При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника структурного підрозділу - іншому працівнику з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі.

2. ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ, РЕЄСТРАЦІЇ ТА РОЗПОДІЛУ ВХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ. ЗАГАЛЬНИЙ ПОРЯДОК ОПРАЦЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

2.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в суді, так і ті, що надходять від інших підприємств, установ, організацій та фізичних осіб.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК, що мають обов'язкові реквізити: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, її адреси, посади особи, яка підписала документ і дати, підпис або відбиток печатки, що його замінює.

2.3. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження документа, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється, а передається згідно з резолюцією керівництва суду службою діловодства з відміткою у відповідному журналі (реєстрі) та автоматизованій системі.

2.4. Уся кореспонденція, що надходить до суду, приймається та реєструється службою діловодства. Порядок реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції визначається Положенням про автоматизовану систему.

2.5. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, правильність зазначення адресата

Документи, що були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються на реєстрацію до служби діловодства.

Документи, які подано судді у судовому засіданні, передаються на реєстрацію до служби діловодства.

Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику службою діловодства в термін не більш як два дні.

2.6. Службою діловодства розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто" та "Таємно". Пакети з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання. Конверти з грифом "Для службового користування" відкриваються відповідальними працівниками служби діловодства, які мають допуск відповідно до наказу голови суду.

2.7. Після відкриття конверта (пакета) перевіряється фактична наявність документів та додатків до нього, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конверті, перевіряється цілісність прошитих і опечатаних документів. Конверт додається до документів.

У разі відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт у трьох примірниках, який підписується працівниками служби діловодства (додаток 1). Один примірник акта залишається в наряді служби діловодства, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.

2.8. Приймання документів безпосередньо від учасників судового процесу та їх представників, представників підприємств, установ, організацій здійснюється щоденно в робочий час канцелярією суду.

2.9. На документі, отриманому безпосередньо від учасників судового процесу та їх представників, представників підприємств, установ, організацій, в обов'язковому порядку проставляється позначка про прийняття документа, і в той же день він передається на реєстрацію до служби діловодства.

2.10. Документи, отримані безпосередньо від учасників судового процесу та їх представників, представників підприємств, установ, організацій, оформляються та розглядаються в порядку, визначеному резолюцією керівництва суду, згідно з вимогами цієї Інструкції.

2.11. Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства на касаційні скарги, заяви про перегляд судових рішень господарських судів, справи, додаткові матеріали, урядові документи, листи, скарги, заяви, пропозиції, звернення громадян та інше.

2.12. Реєстрація документів здійснюється в автоматизованій системі.

2.13. На першому аркуші всіх документів у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначається:

- дата надходження документа до суду;
- реєстраційний номер, який містить: номер за порядком, що формується автоматизованою системою автоматично та через дріб - рік реєстрації;
- підпис особи, яка зареєструвала документ.

2.14. Додаткові матеріали, що надійшли до касаційних скарг, які перебувають у провадженні судді, реєструються службою діловодства за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження, за вхідним реєстраційним номером первісних матеріалів з додаванням індексу "Д" з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2 і т.д.) та передаються з відміткою в журналі (додаток 2) або за реєстром відповідальній за діловодство особі до відповідного управління забезпечення роботи судової палати.

Заяви про відвід судді (колегії суддів), суддів реєструються службою діловодства за аналогією з додатковими матеріалами та передаються судді, в провадженні якого знаходиться справа.

2.15. Реєстраційні реквізити документів, що не стосуються судових справ, повинні містити прізвище та ініціали особи, яка підписала документ, і назву організації, яку вона представляє. Оформлення вхідного документу здійснюється у такому порядку: дата реєстрації; індекс відповідно до номенклатури справ; порядковий номер та через дріб рік реєстрації; вихідний номер і дата документа; викладається його короткий зміст.

2.16. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву суду. Після накладення резолюції керівництвом суду документи передаються службою діловодства під підпис у журналі (реєстрі) (додаток 2) до структурних підрозділів виконавцям, які вивчають подані матеріали та в десятиденний строк (якщо в резолюції не вказано іншого терміну) подають керівництву суду підготовлені пропозиції.

2.17. Усі документи, що надійшли до суду від Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, органів судової влади, прокуратури, центральних органів виконавчої влади (далі - урядові документи), приймаються та реєструються відповідальною за урядове листування особою служби діловодства.

Працівник служби діловодства, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, вказаному на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі служби фельдзв'язку і засвідчує підпис печаткою та проставляє час і дату отримання.

2.18. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документи, що належать до урядових, на кожному з них на першому аркуші у правому нижньому куті ставиться реєстраційний штамп, в якому зазначаються вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.19. Урядовий документ реєструється у відповідному журналі (додаток 2) та в автоматизованій системі із занесенням відомостей щодо найменування органу державної влади, міністерства, іншого органу, які надіслали документ; виду документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідного номера і дати його реєстрації; вихідного номера і дати; заголовка та короткого змісту документа.

2.20. Зареєстровані урядові документи (у тому числі законодавчі та нормативні акти) передаються службою діловодства на розгляд керівництву суду.

2.21. Урядовий документ, розглянутий керівництвом суду, повертається до служби діловодства відповідальній за урядове листування особі, яка вносить резолюцію до відповідного журналу (реєстру) та автоматизованої системи, передає документ виконавцю під підпис у журналі або за реєстром для подальшого опрацювання (кодифікації).

2.22. На документі, взятому керівництвом на контроль, ставиться відмітка червоним кольором "Контроль" або літера "К".

2.23. Якщо в резолюції не зазначено конкретного терміну виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця від дня його надходження до суду.

Після виконання документа працівник, визначений у резолюції першим, особисто звітує про це керівництву суду, а працівник служби діловодства знімає документ з контролю.

2.24. Документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву для розгляду в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години з моменту отримання.

2.25. Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, документ повертається до служби діловодства для зняття резолюції. До автоматизованої системи вносяться прізвище та ініціали виконавця, відомості про зміст і дату накладення резолюції, термін виконання. За призначенням документ передається за реєстром під підпис.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, то перший із них є відповідальним за виконання документа і йому в установленому порядку передається документ. У разі необхідності співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.26. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі резолюції керівника, яким здійснювався розгляд документа.

Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через службу діловодства із внесенням відповідних змін до журналу (реєстру) та автоматизованої системи.

2.27. Після вирішення порушених у документі питань відповідальна за його виконання особа доповідає про це керівнику, яким накладено резолюцію, після чого в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або долучає супровідну записку, у якій зазначає, як вирішені питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату виконання, номер справи чи наряду, до яких необхідно долучити документ, засвідчує його своїм підписом і передає до служби діловодства.

2.28. Перший примірник відповіді на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконує його обов'язки.

2.29. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

2.30. Відповідь на виконаний документ у необхідній кількості примірників разом із вхідним документом передається до служби діловодства для присвоєння вихідного реєстраційного номера, внесення відповідних даних до автоматизованої системи та відправлення адресатам.

Виконаний документ разом із копією відповіді (завізований усіма співвиконавцями та відповідальним виконавцем) підшивається до відповідного наряду та залишається в службі діловодства.

2.31. Контроль щодо візування виконаного документа всіма виконавцями здійснюється службою діловодства.

2.32. Усі документи, підписані керівництвом суду, відправляються в день їх підписання, за необхідності - нарочно.

2.33. Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення суду категорично забороняється.

2.34. Облік та зберігання виконаних документів здійснюється структурними підрозділами суду та службою діловодства відповідно до номера номенклатурної справи.

3. РЕЄСТРАЦІЯ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

3.1. Вихідними документами суду є документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

3.2. Вихідні документи оформляються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

3.3. Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється службою діловодства та працівниками управлінь забезпечення роботи судових палат відповідно до Положення про автоматизовану систему.

3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівниками служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства суду (додатки 3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4). У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівництвом суду, і підпис скріплюється печаткою служби діловодства (додаток 3.1).

3.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

3.6. Вихідні документи відправляються централізовано службою діловодства поштою або передаються нарочно під підпис у розносній книзі (додаток 2).

3.7. Відправленню службою діловодства підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю суду. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

3.8. Судові документи та інша кореспонденція для відправлення передаються службі діловодства до 16 години кожного дня, а в п'ятницю та передсвяткові дні - до 13 години. Кореспонденція, що надійшла на відправлення після 16 години, відправляється наступного дня, а кореспонденція, що передана в п'ятницю після 13 години, відправляється в наступний робочий день.

3.9. Відправлення чи передача адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства забороняється.

Не допускається залишення у справі судового документа без відмітки про його відправлення.

3.10. При надсиланні кореспонденції, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

3.11. Якщо документ підлягає надісланню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

4. ПРОХОДЖЕННЯ СУДОВИХ ДОКУМЕНТІВ. ФОРМУВАННЯ СПРАВ

4.1. Касаційні скарги (справи), що надійшли до суду, реєструються службою діловодства в автоматизованій системі в день надходження.

4.1.1. Крім касаційної скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист апеляційного господарського суду та справа з проставлянням реєстраційного штампа в правому нижньому куті першого аркуша касаційної скарги, супровідного листа та лицьового боку обкладинки справи.

4.2. Визначення судді-доповідача для розгляду конкретної касаційної скарги (справи) здійснюється службою діловодства в автоматизованій системі протягом робочого дня після реєстрації.

Порядок та умови визначення судді-доповідача для розгляду конкретної касаційної скарги (справи) визначається Положенням про автоматизовану систему.

4.3. Після завершення автоматичного розподілу справ службою діловодства формуються та роздруковуються загальні реєстри касаційних скарг/справ та реєстри на кожного суддю-доповідача. Загальні реєстри передаються разом зі справами відповідальним працівникам управлінь забезпечення роботи судових палат під підпис для подальшої передачі справ судді-доповідачу під підпис.

4.4. Службою діловодства суду в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі апеляційного господарського суду, здійснюється огляд стану справи (повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису, а також справи).

У необхідних випадках службою діловодства складається акт про стан справи, що надійшла до суду. Акт складається у двох примірниках, підписується трьома працівниками служби діловодства, підписи засвідчуються печаткою.

Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах, і перший примірник акта додається до супровідного листа апеляційного господарського суду. Другий примірник акта залишається в службі діловодства.

Недоліки у формуванні справи, які відображені в акті про стан справи, підлягають обов'язковому усуненню місцевим або апеляційним господарським судом.

4.4.1. У разі надходження з апеляційного господарського суду касаційної скарги (справи) службою діловодства суду перевіряється факт можливого попереднього надходження касаційних скарг у цій справі. Відповідна інформація враховується для подальшої реєстрації касаційних скарг (справ) відповідно до Положення про автоматизовану систему.

4.5. Процесуальні документи суду повинні містити виключно єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях.

4.6. Процесуальні документи суду надсилаються поштою всім учасникам судового процесу. Оригінал процесуального документа (ухвали, постанови) залишається в матеріалах справи.

Учасникам судового процесу надсилаються копії процесуальних документів, засвідчених відміткою, складеною зі слів "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище. Копія процесуального документу скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади та початок підпису відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом
Секретар судового засідання (Підпис) (Ініціали, прізвище)

На звороті у лівому нижньому куті оригіналу процесуального документа, який залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправку документа, що містить: вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправки, підпис працівника, яким вона здійснена.

Завірені копії процесуальних документів згідно номенклатури справ формуються у відповідні наряди в управліннях забезпечення роботи судових палат.

4.7. Копії процесуальних документів видаються нарочно з дозволу керівництва суду та суддів. Суд має право засвідчувати копії лише тих документів, що ним виготовляються.

4.8. З прийняттям касаційної скарги до провадження починається формування справи у суді.4.8.1. Ухвала про прийняття касаційної скарги до провадження надсилається поштою не пізніше трьох днів з дня її прийняття всім учасникам процесу. Оригінал зазначеної ухвали долучається до матеріалів справи.

Не одержана адресатом копія ухвали разом із конвертом та засвідченим поштовим повідомленням встановленого зразка, передається службою діловодства до управлінь забезпечення роботи відповідної судової палати для передачі судді-доповідачу.

4.8.2. Формування справи в касаційній інстанції здійснюється в такому порядку:

- перевіряється наявність документів, зазначених у додатку до касаційної скарги, та визначається порядок їх підшивання у справу шляхом нумерації аркушів;
- нумерація здійснюється в правому верхньому куті аркуша чорним графітним олівцем або механічним нумератором, не зачіпаючи тексту.

Під час формування справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів із справи.

4.8.3. Матеріали касаційного провадження до справи підшиваються в такому порядку:

- ухвала про прийняття касаційної скарги до провадження;
- касаційна скарга з додатками.

Якщо в касаційній скарзі додаток зазначений тільки кількістю аркушів, до опису включається кожний документ окремо. Конверт, у якому надійшла касаційна скарга або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому долученню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли.

Усі документи, що підшиваються до справи, повинні бути лише в одному примірнику. У разі подання учасником судового процесу суду касаційної інстанції примірника документа, у тому числі письмового доказу із справи, один примірник якого вже підшито до матеріалів справи, наступний поданий примірник передається до відповідного наряду управління забезпечення роботи судової палати.

4.8.4. Опис справи, як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі, здійснюється на внутрішньому боці першої сторінки обкладинки справи і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів у справі (додаток 4).

Документи, зазначені в додатку до касаційної скарги, в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність згідно з переліком у додатку або їх відсутність. У разі відсутності додатка зазначається причина, викладена в акті, складеному під час розкриття конверта, який долучається до матеріалів справи.

В описі обов'язково зазначається, в оригіналі чи копії підшитий до матеріалів справи документ.

Опис підписується та засвідчується особою, яка формує справу.

Формування справи у суді здійснюється працівниками управління забезпечення роботи судової палати; помічник судді перевіряє правильність формування матеріалів справи, підписує опис справи та подає її судді-доповідачу для подальшого підписання опису справи.

4.8.5. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватися в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду.

4.8.6. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більш як 250.

Кожен том справи формується окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі, наприклад: Том 2/Усього-2.

4.9. Після завершення касаційного провадження всі документи, що надійшли у даній справі до суду, а також примірники всіх процесуальних документів касаційного провадження за резолюцією судді-доповідача у справі долучаються до матеріалів справи. До опису справи вносяться відповідні доповнення і справа разом з супровідним листом, підписаним начальником управління забезпечення роботи судової палати повертається до місцевого господарського суду, якщо в резолютивній частині процесуального документа суду не зазначено інше.

У випадку повернення судом справи до місцевого господарського суду, примірник постанови суду надсилається до відома апеляційному господарському суду, який розглядав справу в апеляційному порядку.

У випадку повернення касаційної скарги з підстав, передбачених пунктами 1 і 6 частини першої статті 111-3 Господарського процесуального кодексу України, до матеріалів справи долучається оригінал відповідної ухвали суду та ксерокопія касаційної скарги, що повертається, і справа разом з супровідним листом суду повертається до місцевого господарського суду, якщо в резолютивній частині ухвали не зазначено інше.

Зазначені документи підшиваються до матеріалів справи в такому порядку: оригінал ухвали суду касаційної інстанції, копія касаційної скарги, супровідний лист. Виготовлення ксерокопії касаційної скарги здійснюється секретарями судового засідання відділу спеціалістів управління забезпечення роботи судової палати.

У разі повернення касаційної скарги на підставі пункту 2 статті 111-3 Господарського процесуального кодексу України оригінал ухвали разом із супровідним листом надсилається до місцевого господарського суду для приєднання до матеріалів справи.

4.10. Документи суду (ухвали, постанови, листи тощо) оформляються на бланках (додатки 5, 6, 7, 8, 9, 10).

4.11. Справа для ознайомлення особам, які беруть участь у справі, видається за їх письмовою заявою на підставі резолюції судді-доповідача, у провадженні якого перебуває справа, а у разі його відсутності - за резолюцією секретаря судової палати або керівника апарату суду.

Справа видається для ознайомлення після перевірки посвідчення і повноважень осіб, які беруть участь у справі. Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не є учасником судового процесу в справі, та представникові учасника судового процесу, який не має належних підтверджених повноважень.

Ознайомлення, здійснення виписок і виготовлення копій з матеріалів справ відбувається в присутності працівника суду, який безпосередньо отримує відповідні документи і несе відповідальність за їх збереження. Факт ознайомлення, здійснення виписок і виготовлення копій з матеріалів справи фіксується вчиненням на третій стороні обкладинки справи та у відповідному журналі запису із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові особи і дати вчинення зазначених дій.

4.12. Заяви про перегляд судових рішень господарських судів, адресовані Верховному Суду України, реєструються службою діловодства в автоматизованій системі в день надходження.

4.12.1. Визначення судді-доповідача для перевірки відповідності заяви про перегляд судового рішення господарського суду вимогам статей 111-18 та 111-19 Господарського процесуального кодексу України здійснюється службою діловодства в автоматизованій системі протягом робочого дня після реєстрації в автоматизованій системі.

Порядок та умови визначення судді-доповідача для перевірки заяви визначається Положенням про автоматизовану систему.

4.12.2. Після завершення автоматизованого визначення судді-доповідача, службою діловодства формуються та роздруковуються загальні реєстри заяв та реєстри на кожного суддю-доповідача. Загальні реєстри передаються разом із заявами про перегляд судових рішень господарських судів відповідальним працівникам відділу забезпечення єдності правових позицій господарських судів правового управління (далі - відділ) під підпис для передачі, не пізніше наступного дня після її реєстрації судді-доповідачу під підпис.

4.12.3. Оригінал ухвали про недоліки заяви про перегляд судових рішень господарських судів і про строк, протягом якого ці недоліки повинні бути усунені, та оригінал заяви залишається у судді-доповідача до сплину строку, який надано для виправлення недоліків.

4.12.4. Оригінал ухвали про повернення заяви про перегляд судових рішень господарських судів та копія відповідної заяви надсилаються до місцевого господарського суду у додатку до супровідного листа суду для приєднання до матеріалів справи.

4.12.5. Оригінал ухвали про допуск справи до провадження разом із заявою про перегляд судового рішення та доданими до неї документами надсилаються до Верховного Суду України протягом п'яти днів з дня її постановлення у додатку до супровідного листа суду.

Копії ухвал про допуск справи надсилаються разом з копією заяви особам, які беруть участь у справі.

Копія ухвали про відмову у допуску справи надсилається особі, яка подала заяву, а оригінал ухвали та оригінал заяви надсилається до місцевого господарського суду у додатку до супровідного листа суду для приєднання до матеріалів справи.

Усі процесуальні документи надсилаються поштою.

Супровідний лист суду з питань, пов'язаних з розглядом заяв про перегляд судових рішень господарських судів, підписується начальником Відділу.

4.13. У разі направлення Верховним Судом України справи на новий розгляд до суду службою діловодства здійснюється окрема реєстрація в автоматизованій системі справи, супровідного листа та процесуальних документів Верховного Суду України.

Після реєстрації в автоматизованій системі справа передається за реєстром для визначення судді-доповідача відповідно до Положення про автоматизовану систему.

Копії постанов та супровідного листа Верховного Суду України передаються до відділу і вміщуються у нарядах, що зберігаються у зазначеному відділі.

Відповідальними працівниками відділу копії постанов Верховного Суду України надсилаються в електронному вигляді до відома господарським судам та розміщуються на диску "Р" в папці "Постанови ВСУ".

5. РОЗГЛЯД ПИСЬМОВИХ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

5.1. Робота з письмовими пропозиціями, заявами та скаргами громадян (далі - звернення) ведеться у суді відповідно до Закону України "Про звернення громадян", а також у порядку, передбаченому постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

5.2. Уся кореспонденція щодо звернень громадян приймається та реєструється службою діловодства суду в порядку, передбаченому Положенням про автоматизовану систему.

Звернення громадян приймаються до розгляду з усіх питань, що відносяться до компетенції суду.

До розгляду не приймаються звернення громадян без підпису (анонімні); в яких містяться нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

5.3. Звернення громадян приймаються, реєструються, розподіляються та виконуються в порядку, передбаченому даною Інструкцією.

Колективні звернення громадян реєструються з позначкою "Колективне" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

5.4. По зверненнях громадян, які не вимагають додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати 15 днів.

У випадку, коли опрацювання звернень громадян потребує додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати одного місяця з дня реєстрації звернення у службі діловодства.

5.5. Про звернення громадян, що надійшли до суду з вищих чи інших державних органів, а також про звернення, які стосуються діяльності керівництва, суддів та інших працівників суду, порушень законодавства та надзвичайних ситуацій в обов'язковому порядку доповідається голові суду.

5.6. Звернення громадян вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій формі, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявником.

5.7. Всі виконані документи із звернень громадян оформляються згідно з вимогами даної Інструкції і передаються для зберігання та подальшого використання відповідно до номенклатури справ.

5.8. Під час прийому громадян керівництвом суду ведеться окремий журнал прийому громадян, який містить такі реквізити: N з/п, прізвище, ім'я та по батькові особи, що звернулась, суть порушеного питання, відмітка про подані особою на прийомі документи, відмітка про заходи реагування (додаток 2).

6. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що становлять його документообіг.

6.2. У процесі підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне і якісне виконання та пошук, можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для цього виду документа реквізитів, зокрема: найменування організації-автора, найменування виду документа, заголовка до тексту, дати, номера, тексту, візи, підпису тощо.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

6.3. Організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) оформляються на бланках, мають встановлений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, установлений Національним стандартом України (додаток 11).

Бланки документів, як правило, виготовляються на папері формату А4 (210 х 297 мм) та повинні мати такі береги, мм: лівий - 30, правий - 10, верхній і нижній - 20.

Без бланка оформляються:

- проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, адресованих органам державної влади України для розгляду та вирішення питання про їх прийняття;
- листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами державної влади;
- внутрішні службові документи (листи, окремі види довідок тощо), призначені для використання в апараті суду.

6.4. Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега бланка документа. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

6.5. Під Державним Гербом України зазначається найменування суду - у відповідності із Законом України "Про судоустрій і статус суддів".

6.6. Назва документа повинна відповідати компетенції суду та змісту процесуальної чи управлінської дії (постанова, ухвала, наказ, розпорядження тощо), що документується.

Судові документи видаються і оформляються відповідно до вимог Господарського процесуального кодексу України, цієї Інструкції та інших нормативних актів.

6.7. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню - дата затвердження.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису всіма керівниками організацій.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформляються цифровим способом.

Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 15.01.2011.

У текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 15 січня 2011 року.

6.8. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи).

6.9. Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

6.10. Документи можуть бути адресовані підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення конкретної посадової особи їхні найменування вказуються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України
Управління документування

У разі адресування документа посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство юстиції України
Управління документування

Головному спеціалістові
Петренку О.І.

У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

Генеральному директору
об'єднання "Агробуд"
Іванченку О.В.

У разі адресування документа декільком посадовим особам їхні посади слід указувати узагальнено, наприклад:

Головам господарських судів України

У разі адресування документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід указувати узагальнено, наприклад:

Господарські суди України

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, порядок і форма запису якої повинні відповідати Правилам послуг поштового зв'язку, наприклад:

Інститут економіко-правових досліджень
вул. Університетська, 77,
м. Донецьк, 83048

Документ, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам складається список для розсилання, а на кожному документі вказують тільки одного адресата.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (чи ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Коваленко Петро Степанович
вул. Дорогожицька, буд. 12,
кв. 7, м. Київ, 04067

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до урядових установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

6.11. Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На N __________ від ___ ____________ ____", розміщеної після вихідними датою та номером документа, що складається.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, у якій у листі суду зазначені адресати.

6.12. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

6.13. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

1) вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;
2) описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;
3) заключної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

6.14. У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності діючому законодавству та правовим актам проект цього документа потребує погодження.

Проект документа візується всіма виконавцями, які в ньому зазначені.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка:

"Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Візуються примірники, що залишаються в суді, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.

Проекти наказів, вказівок, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.

Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису і дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Заступник Голови Вищого
господарського суду України
________________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)

15.01.2011

Якщо документ погоджується колегіальним органом або листом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання зборів
суддів Вищого господарського
суду України
15.01.2011 N 10

ПОГОДЖЕНО
Лист Вищого господарського
суду України
15.01.2011 N 7

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа торкається інтересів декількох організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження із зацікавленими організаціями.

6.15. Документи підписуються відповідальними особами згідно з їх компетенцією. На копії документа, як правило на зворотному боці, вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись особою, яка виконує її обов'язки, або її заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, Наприклад: "Виконуючий обов'язки" (В.о.), "Заступник". Не дозволяється в документі ставити прийменник "За" або вертикальну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

6.16. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа (без абзацу).

Якщо документ має додатки, повну назву яких названо в тексті, то відмітка про них оформляється таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного, наприклад:

Додаток: 1. Штатний розпис на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

За наявності кількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера, наприклад:

Додаток
до наказу Вищого
господарського суду України
15.01.2011 N _______

6.17. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) чи відповідним актом суду, чи іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Вищого господарського
суду України
____________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
05.01.2011

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Вищого господарського
суду України
___ _________ ____ N _______

6.18. Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, підпису керівника, дати.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, у резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

7. ПІДГОТОВКА ІНІЦІАТИВНИХ ТА РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

7.1. Проекти ініціативних документів щодо вдосконалення законодавчих та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва суду, надсилаються адресатам із супровідним листом, у якому обґрунтовується необхідність розроблення такого документа.

7.2. На зворотному боці супровідного листа, як правило, вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.

7.3. Ініціативні документи друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали у трьох примірниках. Перший примірник документа надсилається адресатові, другий залишається у відповідному наряді служби діловодства, третій у структурному підрозділі, яким ініціювалось його розроблення.

7.4. Проекти законів, указів, постанов та інших документів для розгляду та вирішення питання про їх прийняття органами державної влади України подає голова суду або особа, яка виконує його обов'язки.

Проекти зазначених документів готують структурні підрозділи суду, до компетенції яких віднесено питання, для вирішення яких створюється документ. Другий примірник проекту документа візують керівники структурних підрозділів, якими опрацьовувався проект, керівник апарату, заступники голови суду. Перший примірник проекту документа візує (підписує) голова суду або особа, яка виконує його обов'язки.

Проект документа подається до органу державної влади або органу місцевого самоврядування із супровідним листом, у якому обґрунтовується необхідність прийняття рішення та його зміст.

На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається, як правило, найменування структурного підрозділу, прізвище і номер телефону керівника підрозділу та виконавця, які підготували проект документа.

Проекти зазначених документів друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в трьох примірниках. Перший примірник надсилається адресатові, другий залишається в службі діловодства, третій у структурному підрозділі, яким ініціювалось його розроблення.

7.5. Проекти наказів (додаток 9) розробляються структурними підрозділами за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи та візуються в обов'язковому порядку керівником апарату суду.

Накази видаються головою та керівником апарату суду, або особами, які виконують їх обов'язки.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета і завдання приписаних дій, причини його видання. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються конкретні заходи і дії, посадові особи, які відповідають за його реалізацію, та термін виконання завдань. Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проект наказу подається для візування всім виконавцям, які зазначені у ньому.

7.6. Проекти розпоряджень (додаток 10) розробляються структурними підрозділами за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи. Розпорядження видаються головою суду, його заступниками, керівником апарату, секретарями судових палат, або особами, які виконують їх обов'язки.

Розпорядження видаються для вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності суду.

Розпорядження оформляється в такому ж порядку, як і наказ, тільки розпорядча частина може починатися словами "Пропоную", "Зобов'язую", "Забезпечити".

Реєстрація наказів і розпоряджень з основної діяльності суду та з адміністративно-господарських питань ведеться в реєстраційних журналах окремо по кожному виду документів і здійснюється службою діловодства (додаток 2).

Ознайомлення керівництва суду з наказами та розпорядженнями з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань здійснюється службою діловодства. Ознайомлення суддів та працівників управлінь забезпечення роботи судових палат здійснюється відповідальними за діловодство особами відповідних управлінь.

Реєстрація наказів з кадрових питань ведеться в окремих реєстраційних журналах у залежності від змісту наказу й здійснюється управлінням організаційної роботи (додаток 2).

Реєстрація розпоряджень, які пов'язані з діяльністю судових палат, здійснюється управліннями забезпечення роботи відповідних судових палат.

7.7. Протокол - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу містить прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний.

В основній частині протоколу фіксують перебіг засідання колегіального органу. Вона складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Розділи нумерують арабськими цифрами і в кожному з них є такі підрозділи: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", які друкують великими літерами від нульового положення табулятора.

Після них ставлять двокрапку. Нижче слова "СЛУХАЛИ" з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується повністю.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається в протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар.

Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.

Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь у роботі засідання.

Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

7.8. Телеграма - це службовий документ, що становить повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку, складається згідно з вимогами (додаток 12) і передається до служби діловодства для відправлення.

Копія телеграми з позначкою про час приймання повертається до відповідного структурного підрозділу.

7.9. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по можливості без прийменників, сполучників і займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

7.10. Текст телеграми друкується прописними буквами з одного боку аркуша через два інтервали, без переносів, абзаців, виправлень, у чотирьох примірниках: перший надсилається адресатові, другий повертається виконавцеві після передачі для відправлення, третій залишається у відповідному наряді в службі діловодства, четвертий надається до інформаційного центру для внесення інформації до автоматизованої системи документообігу.

7.11. У телеграмі під рискою друкується найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

7.12. Виправлення, внесені під час підписання телеграми, повинні бути обумовлені написом під рискою "Виправленому вірити" і завірені виконавцем.

7.13. Телеграми підписуються головою суду, його заступниками, керівником апарату, або особами, які виконують їх обов'язки.

Голова суду може визначити категорію простих телеграм, які мають право підписувати судді та керівники структурних підрозділів.

7.14. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

7.15. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

7.16. Підготовка внутрішніх кадрових документів:

7.16.1. Заява - це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Це й вид звернення громадян до державних органів чи громадських організацій для реалізації наданих їм прав.

Найчастіше працівники апарату подають письмові заяви щодо переведення на посаду, надання щорічної, додаткової та навчальної відпусток, звільнення тощо.

Заяви в апараті суду подаються на ім'я керівника апарату або його заступника.

За необхідності в структурному підрозділі заяви подаються на ім'я його керівника.

У заяві, незалежно від змісту, реквізити рекомендується розташовувати у послідовності, наведеній нижче.

1. Адресат (праворуч вказується посада, а з нового рядка - прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я подається заява).

2. Відомості про заявника (зазначається повна назва посади, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає заяву).

Під час написання заяви обов'язковою вимогою є повна назва посади того, на чиє ім'я звертається заявник, та посади заявника, його прізвища, імені та по батькові.

3. Назва виду документа (Заява) розміщується нижче відомостей про адресата та заявника посередині рядка і пишеться з великої літери. Після слова "Заява" крапка не ставиться.

4. Текст заяви розміщується з абзацу під словом "Заява" з великої літери, з відступом у три рядки, де чітко формулюється текст заяви з лаконічним обґрунтуванням.

До окремих заяв додаються довідки. Зокрема, до заяви про навчальну відпустку обов'язково додається виклик навчального закладу, а до заяви про відпустку може додаватися довідка з лікувальної установи.

Після тексту заяви вказується перелік додатків (копій документів). У кінці проставляється дата складення заяви (ліворуч), і заява засвідчується підписом (праворуч).

Усі заяви, що подаються працівниками апарату, обов'язково візуються керівником самостійного структурного підрозділу, а в разі його відсутності - особою, що виконує його обов'язки. Після підпису в дужках вказуються ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і проставляється дата. Якщо в заяві йдеться про надання матеріальної допомоги, встановлення надбавки, тоді ставиться віза начальника відділу обліку та бухгалтерської звітності.

Заяви суддів візуються секретарем судової палати або, у разі його відсутності, заступником секретаря судової палати.

У зв'язку з тим, що при прийнятті на роботу передбачено заповнення форми N П-2ДС, де вказується домашня адреса, у заяві її можна не зазначати. В інших випадках, коли звертається не працівник апарату суду, то адреса зазначається і вказується номер телефону.

Заяви пишуться від руки. Заяви на відпустку подаються не пізніше як за два тижні до її початку.

7.16.2. Подання - це різновид службових документів на ім'я голови суду, керівника апарату суду або осіб, які виконують їх обов'язки щодо:

  • просування по службі державних службовців шляхом зайняття більш високої посади після успішного завершення стажування на вакантних посадах;
  • присвоєння рангу державного службовця - чергового або поза межами відповідної категорії посад;
  • нагородження працівників структурних підрозділів державними нагородами України та відзнаками тощо.

7.16.3. Доповідна записка - це службовий документ, адресований голові суду, його заступниками, керівнику апарату суду, або особам, які виконують їх обов'язки, керівником структурного підрозділу, у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події, факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Текст доповідної записки чітко поділяють на дві частини: у першій (описовій) наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання.

8. ПОРЯДОК РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ, ЯКІ МІСТЯТЬ КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ ДЕРЖАВИ

8.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - "ДСК"), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Вищому господарському суді України, затвердженою наказом Голови Вищого господарського суду України від 31.03.2010 N 31.

8.2. Відомості, яким надається гриф "ДСК" у суді, регламентуються Переліком конфіденційної інформації, затвердженим наказом Голови Вищого господарського суду України від 29.03.2010 N 35.

8.3. Працівники суду, яким дозволяється присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, що мають такий гриф, визначаються наказом голови суду.

8.4. Ознайомлення представників інших організацій із документами з грифом "ДСК" регламентується зазначеною у п. 8.1 Інструкцією.

9. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА РОБОТА

9.1. Довідково-інформаційна робота у суді здійснюється інформаційним центром суду.

9.2. Інформація про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) може бути надана сторонам або їх представникам за усними (телефонними), письмовими запитами та за допомогою підсистеми електронного довідника, який встановлюється в суді.

9.3. У письмовому вигляді інформація, довідки та відповіді на запити надаються службою діловодства за резолюцією керівництва суду та виключно на письмові запити за наявності в них повних даних про вихідний номер та дату документа, номер справи, а також про сторони у справі.

9.4. Представникам сторін може бути надано інформацію щодо дати надходження господарської справи до суду, єдиного унікального номера господарської справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення господарської справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду господарської справи, прізвища судді в провадженні якого знаходиться справа, а також інформації про надходження касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень господарських судів Верховним Судом України та їх розгляду.

10. ОБЛІК ТА ЗБЕРІГАННЯ ПЕЧАТОК, ШТАМПІВ І БЛАНКІВ

10.1. Обов'язковому обліку підлягають всі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.

10.2. Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів та бланків у структурних підрозділах суду несуть керівники та особи, відповідальні за діловодство.

10.3. Виготовлення печаток, штампів та забезпечення структурних підрозділів суду усіма видами бланків здійснюється господарською службою.

10.4. Облік всіх печаток та штампів, що є в суді (крім печаток та штампів першого відділу), а також бланків ведеться у відповідних журналах обліку (додатки 13, 14).

10.5. Видача печаток, штампів та бланків здійснюється під розписку у відповідних журналах обліку (додатки 13, 14).

10.6. Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та опечатуються.

10.7. Гербова печатка суду зберігається у посадової особи, що визначається головою суду.

10.8. Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, посвідчень про відрядження, бухгалтерської статистичної звітності, фінансових планів, номенклатури справ, наказів про примусове виконання рішень судів, ухвал та довідок про повернення держмита тощо.

10.9. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом, з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

10.10. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків, а також порядку їх зберігання і використання здійснюється спеціально створеною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства.

Про здійснення вказаної перевірки робляться відмітки в журналах обліку.

11. КОНТРОЛЬ ТА ПЕРЕВІРКА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ДОРУЧЕНЬ

11.1. Контролю та перевірці виконання в суді підлягають накази, розпорядження та доручення голови суду, керівника апарату та осіб що виконують їх обов'язки, а також доручення заступників голови суду та секретарів судових палат.

11.2. Порядок організації контролю та перевірки виконання зазначених у пункті 11.1 Інструкції документів визначається головою суду.

Забезпечення контролю, в залежності від штатної чисельності працівників суду, може бути покладено наказом голови суду на службу діловодства або окрему посадову особу.

Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на керівників цих підрозділів.

11.3. Контроль за виконанням документів та доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

11.4. Термін виконання внутрішніх документів суду обчислюється в календарних днях починаючи з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли від інших організацій, - з дати їх надходження до суду.

Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

11.5. Доручення з резолюцією "Терміново", що проставляється червоним кольором, виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлено в резолюції керівництвом суду.

11.6. Якщо виконання документа або доручення керівництва суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати всі необхідні матеріали у встановлений термін.

11.7. Відповідальний за здійснення контролю підрозділ (або відповідальна особа) не пізніше, ніж за два дні до закінчення терміну виконання документа (доручення) попереджає про це виконавця.

Якщо необхідно продовжити термін виконання доручення, виконавець не пізніше, ніж за два дні до закінчення строку подає керівнику, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обґрунтуванням нового терміну виконання.

Відомості про зміну терміну виконання документа (доручення) або виконавця (співвиконавців) передаються службі діловодства для внесення відповідної інформації до реєстраційних документів та передачі виконавцю (співвиконавцям).

11.8. Якщо доручення або запит на виконання вказаного доручення надсилається судом до інших організацій, підприємств, установ, то на копії доручення чи запиту ставлять позначку "Контроль".

Копія доручення (запиту) зберігається в окремому наряді.

11.9. Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання.

Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

11.10. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймається особою, яка вчиняла відповідну резолюцію (давала доручення), і засвідчується її відміткою про зняття з контролю та підписом.

11.11. Виконання завдань та доручень реєструється службою діловодства шляхом внесення відповідної інформації до реєстраційних документів та автоматизованої системи документообігу суду, після чого здійснюється відправлення відповідних документів та передача інформації до відповідального за здійснення контролю підрозділу (або відповідальній особі) для зняття документа (доручення) з контролю.

12. КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДЕННЯМ ДІЛОВОДСТВА

12.1. Служба діловодства суду періодично (не рідше ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах суду.

До перевірки стану діловодства керівником служби діловодства і відповідальними працівниками за діловодство в структурних підрозділах можуть залучатися також інші працівники суду (відповідно до плану роботи суду).

12.2. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в структурних підрозділах суду вміщуються в довідці, яку подають на розгляд керівництву суду.

12.3. Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах суду працівники періодично перевіряють умови зберігання документів у виконавців, ведуть контроль за їх правильним оформленням і про результати таких перевірок інформують керівників структурних підрозділів.

12.4. Служба діловодства і відповідальні за діловодство в структурних підрозділах працівники ведуть облік документообігу (як правило, за рік), і за необхідності готують пропозиції керівництву суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

13. ПРИЙМАННЯ ТА ПЕРЕДАЧА ІНФОРМАЦІЇ КАНАЛАМИ ФАКСИМІЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ

13.1. Інформація, одержана каналами факсимільного зв'язку, не належить до офіційних документів.

Передача процесуальних документів каналами факсимільного зв'язку не допускається.

13.2. Приймання та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється, як правило, службою діловодства суду.

13.3. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", "Не для друку", а також рукописні матеріали.

13.4. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, покладається на виконавця, який підготував матеріал до передачі, а також на керівника відповідного структурного підрозділу.

13.5. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

13.6. Документи, призначені для передачі службової інформації, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 15), які підписуються керівниками структурних підрозділів або суддями та передаються до служби діловодства.

13.7. Після передачі інформації співробітник служби діловодства повертає оригінали документів виконавцеві.

13.8. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають обов'язковому обліку службою діловодства суду в журналі встановленої форми (додаток 16).

13.9. Прийняті факсограми без зволікання передаються під підпис службою діловодства адресатам, до служби забезпечення роботи голови суду або до структурних підрозділів відповідальним за діловодство працівникам.

Факсограми іноземною мовою передаються під підпис до служби забезпечення роботи голови суду.

14. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ СУДУ

14.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві суду, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим документом (інформаційним довідником), який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

Суд має індивідуальну номенклатуру справ, яка складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

14.2. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 17) розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з особою відповідальною за архів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

14.3. Після виконання документи групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

14.4. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації суду (накази, розпорядження, доручення, рішення тощо), планово-звітна документація й листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

14.5. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера в межах підрозділу, наприклад 03.14-01. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

14.6. У номенклатурі справ структурного підрозділу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

14.7. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 18).

14.8. Номенклатура справ структурного підрозділу суду складається в двох примірниках:

перший примірник - зберігається в структурному підрозділі;
другий примірник - передається до управління документального забезпечення для зведеної номенклатури справ суду;

Номенклатури справ структурних підрозділів суду після їх розгляду й аналізу зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ суду.

14.9. Під час складання зведеної номенклатури справ суду використовується структурний принцип її побудови. Першим розділом номенклатури справ зазначається управління документального забезпечення.

14.10. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ суду включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи суду.

14.11. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення або ведення.

14.12. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

14.13. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією суду та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади управління України (далі - ЕПК ЦДАВО України), після чого затверджується головою суду.

У графі "Примітка" зведеної номенклатури справ суду протягом діловодного року робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

14.14. У зведеній номенклатурі справ суду може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

У кінці діловодного року зведена номенклатура справ суду закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

14.15. Зведена номенклатура справ суду складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України.

Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду. Другий використовується службою діловодства як робочий. Третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Четвертий надсилається до ЦДАВО України, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Структурні підрозділи суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

14.16. Зведена номенклатура справ суду, як і номенклатури справ структурних підрозділів щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються головою суду та вводяться в дію з 1 січня нового року.

14.17. Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з ЦДАВО України один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду.

15. ФОРМУВАННЯ СПРАВ У ДІЛОВОДСТВІ СУДУ

15.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до погодженої та затвердженої номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

  • групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);
  • групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в суді;
  • групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового строку зберігання);
  • до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання; документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах.

15.2. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

15.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

15.4. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

15.5. Документи засідань колегії групуються в дві справи:

  • протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
  • документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним засідання.

15.6. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

15.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

15.8. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом - запитом.

15.9. В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться в Порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731, зі змінами.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

15.10. Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

15.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснюється службою діловодства.

16. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

16.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

16.2. Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

16.3. Експертизу цінності документів суду проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби.

16.4. Для організації і проведення експертизи цінності документів у суді утворюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджується головою суду або керівником апарату.

До складу ЕК суду включаються керівники служби діловодства та архіву, керівники структурних підрозділів, а також окремі судді.

Головою ЕК призначається заступник голови суду, або заступник керівника апарату суду.

16.5. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується головою суду або керівником апарату, і звітує перед ними про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

16.6. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії головою суду або керівником апарату суду, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб суду рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду.

16.7. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ суду шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

16.8. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

16.9. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 19), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву суду.

16.10. За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу (додатки 20, 21, 22), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 23). При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.

16.11. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

Схвалені ЕПК ЦДАВО України описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються головою суду або керівником апарату суду, після чого суд має право знищувати документи.

16.12. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2010 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2014 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2016 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

16.13. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

16.14. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією.

17. ФОРМУВАННЯ СПРАВ У ДІЛОВОДСТВІ СУДУ ДЛЯ ПЕРЕДАЧІ ДО АРХІВУ НА ЗБЕРІГАННЯ

17.1. Справи (наряди) суду після закінчення поточного року підлягають оформленню.

17.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного і тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу.

Повне оформлення справи передбачає: підшивання справи; нумерацію аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи (додаток 4); складання засвідчувального запису на аркуші засвідчення справи (додаток 24); внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити повторну систематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, усі аркуші, крім аркушів із засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

17.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання, оформляється за встановленою формою (додаток 25).

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

18. СКЛАДАННЯ ОПИСІВ СПРАВ У ДІЛОВОДСТВІ СУДУ

18.1. Опис справ структурного підрозділу складається відповідальним працівником підрозділу за встановленою формою (додаток 26).

18.2. Опис справ структурного підрозділу складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в структурному підрозділі, при методичній допомозі служби діловодства суду з дотриманням таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Приклад. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу N 13.14, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2011 році, будуть мати номери: 13.14 П-2011, 13.14 Т-2011, 13.14 О/С-2011; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком"; У графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами; графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі; кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером; у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); справи з особового складу вносяться до опису (додаток 22) за абеткою, тематикою, хронологією.

18.3. Опис справ структурного підрозділу (додаток 26) підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства й затверджується керівником структурного підрозділу.

18.4. Опис справ структурного підрозділу суду складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву суду, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів суду є підставою для складання зведеного опису справ суду.

18.5. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 20) включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах суду впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

18.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 20).

18.7. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 24).

18.8. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, яка проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

18.9. Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

Схвалені ЕПК ЦДАВО України описи справ затверджуються головою суду або керівником апарату. Один примірник направляється ЦДАВО України, другий - зберігається як недоторканний в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до ЦДАВО України.

Опис справ з особового складу складається за встановленою формою (додаток 21). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання.

18.10. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) уносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.

18.11. Описи справ з особового складу суду, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України та затверджуються головою суду або керівником апарату.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання (додаток 21) складаються в двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК ЦДАВО України не схвалюються.

19. ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА СПРАВ

19.1. Керівники структурних підрозділів, судді, помічники суддів та працівники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та судових справ.

19.2. Справи повинні зберігатись у робочих кімнатах та розташовуватись у шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

19.3. У разі звільнення або зміни особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі, складається акт приймання-передавання справ (додаток 27).

19.4. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються згідно з номенклатурою справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

20. ПЕРЕДАЧА СПРАВ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ. ВИДАЧА КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ

20.1. Закінчені діловодством справи постійного, з особового складу й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання й використання.

Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду через 2 роки.

Передача справ до архіву суду здійснюється за графіком, складеним службою діловодства суду, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником апарату суду.

20.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

20.3. Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів суду, покладається на відповідальних працівників цих підрозділів за методичною допомогою служби діловодства.

20.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

20.5. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації (додаток 24).

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

20.6. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Обкладинка справ постійного й тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою (додаток 25).

20.7. Перед передаванням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, з особового складу й тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

20.8. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

20.9. Написи на обкладинках справ робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

20.10. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву суду доставляються працівниками структурних підрозділів.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

20.11. Видача справ з архіву суду, у тому числі судових справ, здійснюється за замовленням (додаток 28) згідно з резолюцією керівництва суду, яка вчиняється на документі, що є підставою для видачі справи з архіву або на доповідній записці судді чи іншого співробітника суду, в якій міститься обгрунтування видачі справи з архіву. На видану з архіву справу заводиться жетон-замінник справи (додаток 29).

20.12. Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією керівництва суду. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

20.13. Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівництва суду у встановленому порядку.

20.14. У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

Якщо видається копія документа, що виходить з суду, вона оформляється на бланку суду.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

20.15. Для засвідчення вірності копії документу, після повного викладення тексту робиться напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату.

При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка.

20.16. На звороті залишеного в справі документу зазначається, коли і кому видано його копію.

20.17. Передача справ суду на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК ВГСУ
від 18 березня 2011 р. N 1

Голова ЕК ВГСУ
О.Ф.Шульга